Datenschutzordnung der DGG Hannover e. V.
(Anlage zur Satzung vom 10. Februar 2009, geändert am 12. März 2019)
1. Grundlegendes
Mit Ihrer Beitrittserklärung und Ihrer Aufnahme in die DGG Hannover e. V. haben Sie mit unserem Verein einen Vertrag geschlossen. Damit erklären Sie sich einverstanden mit den Zielen und dem Zweck dieses Vereins, wie das in der Satzung unter § 3 dargestellt ist. Um diese Ziele umsetzen zu können, erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefon-Nr., Email-Adresse und Internet-Adresse. Dem haben Sie bereits mit Ihrer Unterschrift zugestimmt. Für alle darüber hinausgehenden Daten (wie Kontoangaben bei Erteilung einer Einzugsermächtigung, Zustimmung zur Veröffentlichung von Fotos, die während einer Veranstaltung entstanden sind, Listen an einen Reiseveranstalter usw.) benötigen wir Ihre gesonderte Einwilligung.
2. Erhebung, Nutzung und Verarbeitung von Daten
Nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen der DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogene Daten nur, soweit sie für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich sind. Ihre personenbezogenen Daten werden wir nicht über den gesetzlich zulässigen oder von Ihnen durch eine Einwilligungserklärung vorgegebenen Rahmen hinaus nutzen oder verarbeiten. Das heißt, dass die Weitergabe an Dritte nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt. Die betreffenden Daten werden bei Beendigung des Mitgliedschaftsverhältnisses gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt.
3. Verwendung der Daten
Im Rahmen unserer Vereinsziele werden Ihre Daten zu folgenden Zwecken verwendet:
zur Mitgliederverwaltung (einschl. Beitragsverwaltung, für die Verwaltung von Listen bei Veranstaltungen, zum Versand von Rundbriefen mit Informationen zu vereinsinternen Änderungen und zu Veranstaltungen etc., sowie zur vereinsinternen Kommunikation.
4. Auskunft, Sperrung, Löschung
Sie haben im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Ferner haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, Sperrung und/oder Löschung von Daten, soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist entgegensteht.
Bei Fragen zu den vorgenannten Rechten wenden Sie sich bitte an uns per Email an die Adressen: vorsitz@dgg-hannover.de oder an stellvertretung@dgg-hannover.de oder senden Sie uns Ihr Anliegen per Post.
Sofern Sie annehmen, dass Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einreichen (Ansprechpartner unter www.lfd-niedersachsen.de)
5. Datenkategorien
Mitgliederverwaltung (einschließlich der Beitragsverwaltung), Protokolle von eigenen Veranstaltungen, Mitgliederlisten (z. B. bei Mitgliederversammlungen), Anschreiben (zu Einladungen zu Vereinstreffen, Rundbriefe etc.).
6. Funktionsträger/Verantwortliche
- Stv. Vorsitzender/Datenschutz (für die Pflege der Mitgliederverwaltung)
- Schatzmeister (für die Beitragsverwaltung)
Die Erreichbarkeit der Funktionsträger per Email ist auf der Rückseite unseres Prospektes vermerkt sowie auf unserer Website.
7. Empfänger von Daten
Die Mitgliederliste wird allen Vorstandsmitgliedern zur Verfügung gestellt. Sie wird nicht an Mitglieder und auch nicht an Dritte weitergegeben. Einzelne Details-Informationen von Mitgliedern werden nur mit deren Einwilligung weitergegeben.
8. Speicherdauer/Löschkonzept
Die Daten werden nach Austritt spätestens zum Jahresende des Austritts gelöscht.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben davon unberührt.
9. Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Die DGG Hannover e. V. wird von einem ehrenamtlich tätigen Vorstand geführt. Da der Verein über keinen eigenen Computer verfügt, werden die organisatorischen und kaufmännischen Arbeiten ausschließlich mit Hilfe der persönlichen Computer der Vorstandsmitglieder erledigt. Diese haben sich verpflichtet, dass sie für die üblichen Sicherheitsvorkehrungen auf ihrem Computer Sorge tragen und die Daten vertraulich behandeln und sie nicht an Dritte weitergeben.
10. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten / Sicherheit
Die Verantwortlichen unseres Vereins erfassen die von den Mitgliedern angegebenen Daten in einer Datei und bearbeiten sie, falls Änderungen bekannt werden. Eine Datenübermittlung an Dritte findet nicht statt. Die Datei/en werden regelmäßig auf einem Speichermedium gesichert. Der Zugang zum Computer erfolgt nur durch den die/den Verantwortliche/n per Eingabe eines Passworts. Schriftliche Unterlagen der Mitglieder sind in einem Schrank abgesperrt. Die Mitglieder des Vorstands geben eine Verpflichtungserklärung ab über den Umgang mit den Daten.